ملاقات های تجاری (Business Meetings) از همایش های کوچک چند نفره گرفته تا کنفرانس های بزرگ چند صد نفره و یا حتی چند هزار نفره، جلساتی هستند که خیلی ها را دچار استرس فراوان میکنند. در اینجا به نکاتی اشاره شده است که به شما کمک میکند بیشترین بهره را از ملاقات تجاری برده، از برخی استرس هایی که در حین انجام جلسه دارید، کم کنید.
پیش از رفتن به یک جلسه تجاری
پیشاپیش با سایر شرکت کنندگان ملاقاتی داشته باشد: تا میتوانید با تعداد بیشتری از افراد حاضر در جلسه قبل از شرکت در کنفرانس ملاقاتی داشته باشید.
به ظاهرتان خوب برسید: وقتی ظاهران آراسته باشد، اعتماد به نفس تان بالا میرود. موهایتان را مرتب و ناخن های تان را تمیز نگه دارید.
لباس مناسب بپوشید: لباسی که مناسب با آن جلسه است را به تن کنید.
لباس هایی را با خود بیاورید که پس از خارج کردن از چمدان همچنان قابل پوشیدن باشند و یا یک اطو با خود ببرید. مطمئناً دوست ندارید لباس های تان چروک باشد.
کفش های راحتی به پا کنید: ممکن است مدت زیادی را سرپا بایستید.
در حین جلسه
خودتان را به دیگران معرفی کنید: اگر حرکت اول را شما انجام دهید، احساس نیرومندی به شما دست خواهد داد.
لبخند بزنید: لبخند زدن (البته در زمان مناسب) باعث میشود که صمیمی تر جلوه کنید.
روی ذهن و روان خود کار کنید: فاکتورهایی را که ممکن است دیگران آنها را در شما بپسندند به خاطر بسپارید.
افراد را وادار کنید درباره خودشان صحبت کنند: همه دوست دارند این کار را انجام دهند و این باعث میشود که توجه شان به شما کمتر شود و کمتر روی شما زوم کنند.
مراقب الکل باشید: دلتان که نمیخواهد مهار نشدنی جلوه کنید.
پس از اتمام ملاقات تجاری
با خود چیزی با ارزش به خانه ببرید: مثلاً یک ایده جدید یا یک دوست جدید جهت افزودن به شبکه تان.
در تماس باشید: ادامه تماس با آنهایی که در کنفرانس آشنا شدید، کنفرانس بعدی را برای تان آسانتر خواهد کرد.
به لحاظ تجربه ای که توی نمایشگاه ایران پلاست داشتم، و باعث شد به این نتیجه برسم که داشتن یک کارت ویزیت یکی از ملزومات است، تصمیم به طراحی دو کارت ویزیت برای خودم کردم. یک کارت با عنوان “مدیر فروش خارجی” برای ارائه تحت عنوان شرکت، و دیگری کارتی شخصی با عنوان “مترجم“.
در صورت نیاز به مترجم انگلیسی به فارسی و بالعکس جهت حضور در نمایشگاه های بین المللی، با اطلاعات فوق در خدمتم.
یک کتاب خوب به عنوان راهنمای سفر به جایی که اطلاعات چندانی درباره اش ندارید، میتواند کمک بزرگی در کنار آمدن با شوک فرهنگی (Cultural Shock) و مواجه نشدن با آن کند.
خاطرم هست وقتی دانشجوی دوره کاردانی بودم، با خانم و آقایی که از چک اسلواکی بودند در سفری ۲ ساعته همراه شدم که به جاهای دیدنی ایران سفر میکردند. وقتی با هم صحبت میکردیم، به کتابی اشاره کرد که روی جلد آن بزرگ نوشته بود ایران. کاملاً میشد حدس زد که این کتاب راهنمایی برای گردشگران خارجی به زبان انگلیسی نوشته شده است. بعد از آشنایی و مواجه شدن با آن کتاب، به دنبال آن در اینترنت گشتم تا اینکه به انتشارات Lonely Planet که این کتاب را منتشر میکرد برخودم. قیمت کتاب حدوداً ۳۸ دلار بود که البته موفق به خرید آن نشدم. بعدها توانستم نسخه الکترونیکی PDF آن را دانلود کنم. این کتاب را دست توریست های زیادی در اردبیل دیدم و حتی از یک نفر مجاری که با هم آشنا شده بودیم گرفتم و مطالعه اجمالی هم کردم. اطلاعات جامعی درباره ایران داده بود.
چند وقتی بود در جستجوی کتابی درباره چین بودم که بتوانم در این ۱۰ روز و اندی سفر بهره لازم را چه از لحاظ تجاری و چه تفریحی و گردشگری ببرم. متاسفانه در تهران و تبریز و اردبیل چنین کتابی نبود. مقالات کوتاهی در اینترنت پیدا کردم که البته چندان گره گشا نبود. اما امروز با دو کتاب نسبتاً کامل و البته حجیم در سایت آمازون برخوردم که فکر میکنم در این مدت کم فقط به خواندن گزینشی برخی فصلهای مورد نیاز بسنده کنم. کتاب ها را از سایتی دیگر دانلود کردم که لینک آن در پایین آمده است.
اولین گام برای حفظ حریم آنلاین تان انتخاب یک رمز عبور (password) ایمن میباشد. پسوردی که یک برنامه کامپیوتری یا فرد سمج براحتی نتواند در مدت کوتاهی حدس بزند. جهت کمک به شما در انتخاب رمز عبوری ایمن، گوگل یک سری ویژگی ها را لیست کرده تا خودتان به این نتیجه برسید که تا چه حد روز عبورتان ایمن است:
راه هایی برای ایجاد یک رمز عبور ایمن:
داخل رمزعبورتان از علائمی نظیر علامت سوال، تعجب، سمی کولن، کولن و یا اعداد استفاده کنید.
حروف کوچک و بزرگ انگلیسی را با هم ادغام کنید.
جایگزین هایی که مشابه هم هستند استفاده کنید نظیر حرف ‘O’ انگلیسی به جای عدد صفر و یا ‘$’ به جای حرف .’S’
از سرنام های منحصر به فرد استفاده کنید.
از جایگزینهای آوایی استفاده کنید. نظیر ‘Luv 2 Laf’ به جای ‘Love to Laugh’.
مواردی که باید اجتناب کنید:
از رمزهای عبوری که به عنوان ‘چگونه یک رمز خوب انتخاب کنیم’ لیست شده اند، استفاده نکنید.
از رمزهای عبوری که حاوی اطلاعات شخصیتان نظیر نام، تاریخ تولد، شماره شناسنامه، کد ملی و … هستند استفاده نکنید.
سرنام ها یا واژگانی را که داخل لغتنامه ها یافت میشوند، استفاده نکنید.
از الگوی صفحه کلیدی (asdf) یا توالی اعداد (۱۲۳۴) استفاده نکنید.
پسوردتان را تماماً عدد، یا تماماً حروف بزرگ و یا کوچک انتخاب نکنید.
از کاراکترهای تکراری و متوالی (aa11) استفاده نکنید.
توصیه هایی برای نگه داشتن امن رمزعبورتان:
هرگز رمز عبورتان را به شخص دیگری نگویید.
هرگز رمزعبورتان را جایی ننویسید.
هرگز رمزعبورتان را با ایمیل ارسال نکنید.
هر از چند گاهی رمز عبورتان را تست کرده و تغییر دهید.
یکی از سنت های مرسوم و معروف چینی ها، خوردن غذا با چاپستیک است. بیش شک در سفر به کشورهای آسیای شرقی از جمله چین، ژاپن، کره، تایوان و ویتنام مجبور به استفاده از این وسیله خواهید شد.
چاپستیک ها که اغلب از جنس خیزران، پلاستیک، چوب، فلز و حتی استخوان و عاج فیل هستند، برای برداشتن و بردن غذا به دهان استفاده میشوند. برای خوردن بوسیله چاپستیک، حتی توسط چپ دستها نیز اغلب از دست راست استفاده میشود. برای استفاده و خوردن با چاپستیک، استیک پایینی به صورت ثابت مانده و استیک بالایی برای گرفتن غذا با تکیه به انگشت شصت، توسط انگشت اشاره به جلو رانده میشود و تکه غذا را برمی چیند.
اما برخی آداب هستند که از نقطه ای به نقطه ای دیگر در جهان متفاوتند، که باید آنها را در مواجه و استفاده از چاپستیک مراعات کرد:
آداب همگانی
از چاپستیک ها برای جلب توجه، اشاره به چیزی و یا ایجاد سر و صدا استفاده نکنید. بازی با چاپستیک عملی ناپسند تلقی خواهد شد.
از چاپستیک برای جابجایی بشقاب و کاسه استفاده نکنید.
چاپستیک را به صورت افقی درون کاسه برنج یا دیگر غذا رها نکنید. هر شئ چوبی شکلی که رو به بالا قرار گرفته باشد، یادآورهیزم هایی است که برخی آسیایی ها برای سوزاندن فردی مرده میدهند. در برخی مراسم خاکسپاری غذایی را برای فرد مرده میآورند که در آن چاپستیک ها به صورت عمود قرار گرفته اند.
آداب چینی ها
در فرهنگ چینی، نگه داشتن کاسه برنج جلوی دهان و بردن مستقیم برنج به دهان کاری عادیست.
در صورتی که اقوام نزدیک نظیر مادربزرگ، پدربزرگ، والدین، همسر و فرزندان سر میز هستند، و در برداشتن غذا مشکل دارند، بردن ظرف به سمت آنها امری پسندیده و نشانه احترام تلقی میشود.
کاوش کردن غذا با نوک چاپستیک بی ادبی تلقی می شود.
زمانی که غذایی داخل یک ظرف به صورت مشترک استفاده میشود، تقلا برای برداشتن غذا با چاپستیک گستاخی است.
وقتی چاپستیک را روی میز قرار میدهید، حواستان باشد که نوک آن به سمت طرف مقابلتان نباشد که این نیز از مصداق رعایت نکردن آداب است.
فیلمی آموزشی درباره نحوه استفاده از چاپستیک را ملاحظه نمایید.
بالاخره پس از طی مراحل قانونی و ارائه ضمانت به نظام وظیفه عمومی، از طریق پلیس + ۱۰ اقدام به دریافت گذرنامه کردم که امروز بعد از گذشت ۸ روز گذرنامه به دستم رسید.
مرحله بعدی که همانا اخذ ویزا بود را نیز از هفته گذشته پیگیر بودم که متاسفانه بر حسب نیاز سفارت چین در ایران به دعوتنامه از چین متوقف شد. مدت زمان ارسال مدارک به چین و دریافت دعوتنامه در این تنگنای زمان برای ما قابل قبول نبود. مدارکی که برای ارسال دعوتنامه از طرف چین درخواست شد عبارت بودند از:
۱٫ یک نامه رسمی با سربرگ انگلیسی شرکت مبنی بر اینکه این افراد از طرف شرکت به عنوان غرفه دار قصد مسافرت به چین را دارند.
۲٫ ارسال Business License که همان جواز کسب خودمان است ترجمه شده به صورت کاملاً رسمی که به تایید مراجع مرتبط رسیده باشد. (که این خود نیازمند ۴ روز کاری بود).
۳٫ تصاویر پاسپورت شرکت کنندگان
۴٫ دوازده دلار و هشتاد و پنج سنت هزینه صدور دعوتنامه. این دعوتنامه قرار بود تا هفت روز کاری بعد از ارائه درخواست به دست ما برسد که البته با درخواستهای گوناگون چینی ها به لغو درخواست از طرف ما منجر شد.
تصمیم گرفتیم از طریق آژانس های هواپیمایی اقدام کنیم که نهایتاً با ویزای گروهی با هزینه ۴۶۰۰۰۰ تومان موافقت شد که طی ۱۰ روز کاری به دست ما خواهد رسید.
خوشبختانه در تهیه بلیت های رفت و برگشت مشکلی وجود نداشت و توانستم با خطوط هواپیمایی CZ چینی بلیت تهیه کنم که به تاریخ ۲۶ اردیبهشت و ساعت ۱۱:۳۰ شب به مقصد گوانگ جو است و برگشت از شانگهای به تاریخ ۶ خرداد.
برای رفتن به گوانگ جو و شرکت در نمایشگاه تا اکنون مراحل خیلی زیاد، در عین حال بسیار روانی را طی کرده ایم. به جرات میتوانم بگویم که مسئولیت پذیرتر و پاسخگوتر از رابطان شرکت ADSALE مسئول برگزاری بزرگترین نمایشگاه آسیا و سومین نمایشگاه بزرگ جهان تا به حال ندیده ام. خانم Norris Chu، مسئول مستقیم من برای برقراری ارتباط ایمیلی و تلفنی همیشه در دسترس بوده و به سرعت پاسخ تمامی شبهات و سوالات من را با حوصله و تمام و کمال میدهد. از امور مربوط به ثبت نام اولیه و امضای قرارداد و واریز هزینه ها گرفته تا ارسال سریع مدارک لازم از چین به ایران با DHL و اقدام برای اخذ و ارسال دعوتنامه برای گرفتن ویزا و راهنمایی های بعدی و حتی مسائل غیر مرتبط به نمایشگاه اعم از رزرو هتل و کرایه میز و صندلی برای غرفه، از جمله کمک هایی بود که ایشان میکردند.
بعد از اطمینان از اتمام کارهای مربوط به ثبت نام در نمایشگاه، نوبت به تهیه میز و صندلی برای غرفه به جهت مذاکره با بازدیدکنندگان و معرفی محصولات به آنها میشد. در همان Manualی که به همراه قرارداد برای ما ارسال شده بود لیست شرکت هایی که مجری ارائه سرویس کرایه میز و صندلی مخصوص نمایشگاه بودند، شرکت Milton Exhibits را انتخاب کردم و از میان مبل و صندلی ها، آن مدل و رنگ را که باب میل مان بود سفارش دادیم. پیش فاکتوری که برای ۵ مبل و یک میز گرد کوچک برای چهار روز ارسال شده بود معادل ۶۸۰ دلار آمریکا بود که البته پس از صحبت تلفنی با خانم Lee مسئول آن شرکت، توانستم مبلغ را با چانه زدن به ۴۴۸ دلار کاهش دهم که برای خودش مبلغ زیادی بود. رئیسم همیشه بر این باور است که با چینی ها تا میتوانی باید چانه بزنی، چون همیشه راهی برای تخفیف گرفتن از آنها وجود داد.
ویدوئی جالب از محل برگزاری نمایشگاه سال ۲۰۰۸ شانگهای و ۲۰۰۹ گوانگجو
مشکلی که برای کرایه این میز و صندلی ها به وجود آمد، نحوه ارسال آن بود. ابتدا روش کارت اعتباری (Credit Card) را پیشنهاد کردم که گفتند نه. برای ما (شرکت چینی) این امکان وجود ندارد. خواستم از طریق بانک اقدام کنم. با بانک ملی تماس گرفتم، اما متاسفانه مطلع شدم که بانکهای ایرانی در تحریم هستند و حق انجام مبادلات دلاری را ندارند. صرافی ها هم رقم زیر دو هزار دلار را بازی نمیدادند و یا اگر هم می دادند، صد یورو دستمزد میخواستند.
بلافاصله با خانم Lee تماس گرفتم و جریان را گفتم. راه حلی پیشنهاد کرد که هم آسان و هم مقرون به صرفه بود. گفت مشکلی نیست. وقتی آمدید به گوانگ جو و در غرفه تان مستقر شدید، ما می آییم و هزینه را از شما میگیریم. البته به شرطی که پولتان یه یوان باشد نه به دلار.
قدم بعدی رزرو هتل بود. رزو هتل در گوانگجو نیاز به کمی حوصله داشت. نمیشد ندیده و نشنیده هتلی را رزرو کرد و از کیفیت آن بی خبر بود. برای همین دو سه روزی وقتم را برای گشتن هتلی مناسب و نه گران قیمت صرف کردم. در لابلای نتایج جستجوی گوگل، هر هتلی را که میدیدم کلیک میکردم و ویژگی ها و قیمت های آنرا بررسی میکردم. در نهایت به هتلی چهار ستاره رسیدم که هم قیمتی مناسب داشت و هم نزدیکی Pazhou Complex محل برگزاری نمایشگاه بود.
با هتل تماس گرفتم و برای ۷ روز دو اتاق دو تخته درخواست دادم. بعد از چند بار وصل کردن تلفن به متصدی های مختلف، با فردی که خود را الکس (Alex) معرفی میکرد صحبت کردم. از صدایش میشد تشخیص داد که حدود ۳۰-۳۵ سال سن دارد. انگلیسی را خیلی روان و با لهجه نه شبیه به سایر همکاران خودش (چینی) صحبت میکرد. بعدها فهمیدم که مدیر هتل است. از او درباره این که آیا اتوبوسی (Shuttle Bus) از هتل به محل نمایشگاه هست که به صورت رایگان هر روز ما را ببرد و بیاورد. چون به راه و هزینه ها آشنا نبودیم، بهترین گزینه استفاده از شاتل باس هتل است. تایید کرد. فاصله هتل تا نمایشگاه فقط ۱۰ دقیقه با ماشین است. هزینه رفتن با تاکسی را که پرسیدم با لبخندی گفت حدود سه دلار. خیلی ارزان بود. درخواست رزرو دادم. جالب این بود که من خودم را برای پیش پرداخت آماده کرده بودم و اما او گفت هیچ هزینه ای لازم نیست بپردازید. وقتی آمدید همه هزینه ها را میگیرم. هزینه دو اتاق دو تخته برای هر شب شد ۶۴۰ یوان (RMB). چیزی حدود ۹۶ دلار در کل برای یک شب. البته نرخ هر یوان هم اکنون ۱۵ سنت است.
